JATIGIFT

Sebenarnya diakui ataupun tidak, Quality Control (QC) atau pengendalian mutu adalah jantung dan paru-parunya perusahaan ekspor furniture. Apakah QC Lapangan itu penting? Apakah QC Lapangan juga memiliki kendala saat bekerja di lapangan? Saat Anda melakukan pemeriksaan di lokasi supplier, berbagai masalah dapat timbul, seperti produk tidak sesuai kriteria perusahaan, supplier tidak ada di rumah, pertikaian dengan perajinnya supplier, dikejar deadline padahal hujan sangat lebat, dan sebagainya. Saya pernah bekerja 10 tahun menjadi QC Lapangan, oleh sebab itu dalam postingan blog ini, saya akan menjelaskan mengapa QC Lapangan itu penting dan apa saja permasalahan yang sering muncul dalam proses pengecekan di lapangan berdasarkan pengalaman pribadi saya ketika bekerja di sektor ini. Barangkali kalau saya jelaskan secara lengkap pasti makan waktu lebih lama, oleh karena itu akan saya jelaskan secara ringkas saja :D

QC Lapangan adalah langkah kunci untuk memastikan bahwa produk furniture yang dibeli oleh Buyer dari luar negeri memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Beberapa alasan mengapa QC Lapangan itu penting meliputi 3 hal:

Kontrol Kualitas yang Lebih Baik: Anda memiliki kemampuan untuk mengungkapkan masalah kualitas dengan cepat dalam alur pasokan, memungkinkan Anda untuk merespons secara proaktif dan melakukan perbaikan sebelum produk mencapai tahap akhir. Ini bukan hanya tentang memeriksa produk di gudang sebelum tahap finishing, tetapi juga tentang bagaimana Anda memastikan bahwa kualitas menjadi fokus utama di setiap langkah dalam proses produksi.

Penghematan Biaya: Dengan mendeteksi masalah lebih awal, Anda dapat menghindari biaya tambahan yang terkait dengan pengembalian atau perbaikan produk. Misalnya seperti ini, Anda adalah pemilik sebuah perusahaan ekspor furniture, Anda memperoleh order dari Spanyol dan gudang Anda tidak memiliki QC Lapangan. Ketika supplier barang mentah mengangkut semua produknya ke mobil, itu sudah makan waktu dan tenaga. Ditambah lagi dia mengirimkan produknya ke gudang Anda, juga makan waktu dan biaya. Seandainya semua produk supplier tersebut ditolak oleh QC Gudang karena butuh banyak perbaikan, sedangkan Buyer Anda yang di Spanyol terus menekan Anda untuk mengirimkan pesanannya dengan tepat waktu, maka Anda pasti menekan staf bagian pembelian untuk menunda pembayaran terhadap supplier yang bersangkutan dan memberikan batas waktu pengiriman kepada supplier itu. Ketika mengalami kejadian semacam itu Anda akan memerintahkan staf gudang untuk merealisasikan pengadaan produk yang sama sebagai langkah antisipasi jika supplier itu terlambat mengirim barang ke gudang. Biaya revisi di gudang bertambah, biaya finishing bertambah, Anda juga harus membayar biaya lembur karyawan.......Dengan adanya QC Lapangan di gudang Anda, tak perlu risau memikirkan hal-hal itu tadi.

Peningkatan Reputasi: Produk yang berkualitas tinggi memiliki kekuatan luar biasa dalam membentuk reputasi perusahaan di pasar yang kompetitif. Kepercayaan pelanggan dapat dengan cepat ditingkatkan ketika mereka tahu bahwa mereka dapat mengandalkan produk-produk tersebut untuk memberikan nilai dan kualitas yang konsisten. Dalam dunia bisnis yang terus berubah, investasi dalam kualitas produk bukan hanya tentang mempertahankan standar tinggi, tetapi juga merupakan fondasi yang kuat untuk menjaga hubungan jangka panjang dengan pelanggan setia.

Iya, saat bekerja di lapangan pasti ada kendala, hanya saja masih banyak orang yang meremehkan pekerjaan QC lapangan. Selama bekerja menjadi seorang QC Lapangan, saya sangat sering mendengarkan kata-kata yang ditujukan kepada saya, biasanya dari beberapa staf perempuan yang selalu tampil menarik, rapi, bersih dan wangi, bekerja dibelakang meja dengan laptop mereka masing-masing, yang intinya seperti menyepelekan profesi QC Lapangan yang selalu berkutat dengan debu, bubuk kayu, keringat, dan mesin-mesin produksi. Salah satu staf perempuan tersebut pernah berkata kepada saya: 'Wah, saben dino aku weruh raine boss besar peteng ra penak disawang lho mas, mung nesu-nesu wae.....yen kowe kan penak mas, dadi QC Lapangan ra tau weruh boss nesu-nesu, kari pit-pitan neng nggone supplier, cek barang sedilit terus jam 12 golek mangan, ngobrol karo supplier sampek jam telu sore, udud klepas-klepus nganti mulih neng gudang, laporan terus bablas nyantai.....lha aku? saben melek, ngerti matane boss lagi blalak-blalak' (saya tidak pernah menanggapi ungkapan yang seperti ini, karena mungkin saya ini adalah orang yang terlalu bandel dan masa bodoh dengan hal beginian)

Dibawah ini adalah beberapa kendala yang biasanya sering dihadapi oleh orang yang berprofesi sebagai QC Lapangan di perusahaan ekspor furniture:

Ketika QC Lapangan melakukan pemeriksaan di lokasi supplier, tampaknya produk furniture yang diperlihatkan tidak memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Masalah tersebut mencakup berbagai perbedaan dalam ukuran dimensi barang, kayu yang retak-retak, adanya pulur memanjang, dan sejumlah kekurangan lainnya. Hal ini menunjukkan bahwa kendala di lapangan itu berat, si QC lapangan harus memberi solusi yang bisa ditolerir oleh pihak gudang tetapi tidak memberatkan supplier. Selain itu QC lapangan juga harus pandai menyusun kata-kata saat berbicara dengan supplier agar dia tidak bersedih atau tersinggung. Jika supplier sampai merasa sedih ketika melihat cara kita cek barang, atau bahkan tersinggung dengan omongan kita, maka bisa dipastikan proses penyelesaian barang tersebut akan lebih lama karena dia musti membongkar semuanya dalam kondisi perasaan yang tidak kondusif. Sekeras apapun watak supplier furniture, dia tetap manusia biasa yang mempunyai perasaan. Disinilah pentingnya seorang QC Lapangan memberi masukan kepada supplier ketika dia membeli bahan baku kayu, harus ada pengawasan ketat untuk memastikan bahwa kayu-kayu yang disediakan oleh para penjual kayu tidak banyak mengandung gubal dan pulur, sehingga ketika dikeluarkan dari Kiln-Dry lebih aman dari pecah. Pada satu sisi, seorang QC Lapangan harus memanusiakan manusia. Namun demikian dia juga harus mengedukasi supplier agar dapat memenuhi standar kualitas yang diperlukan. Hal itu perlu dilakukan supaya perusahaan dapat menjaga reputasi dan kepercayaan Buyer yang sudah dibangun dengan baik.

Buyer sudah mengirimkan invoice ke gudang mengenai pembuatan sampel furniture. Staf gudang sudah meneruskan invoice tersebut ke pemilik perusahaan dan sudah diperiksa dengan teliti. Setelah melewati rapat internal perusahaan yang diikuti oleh semua staf dan tim QC, akhirnya diputuskan bahwa yang harus membuat sampel adalah Mister X. Hasil rapat memutuskan seperti itu karena Mister X adalah supplier andalan yang dipandang mampu untuk membuat sampel sesuai kriteria Buyer. Kemudian QC Lapangan ditugaskan untuk menyampaikan order sampel itu secara langsung, sekalian melihat kualitas bahan baku kayu disana. Kebetulan QC yang ditugaskan waktu itu adalah saya. Saya tiba dirumahnya jam 10 pagi, ternyata supplier itu sudah tidak dirumah sejak jam 9 pagi. Begitulah kejadiannya, supplier yang dituju tidak ada dirumah, ternyata sedang menghadiri kondangan di kampung tetangga. Untungnya ada QC lapangan dari perusahaan lain yang juga datang persis ditempat saya berdiri. Dia adalah QC kompetitor dari perusahaan tempat saya bekerja waktu itu, dengan kata lain: kami adalah musuh bebuyutan. Oleh karena bernasib sama, yaitu sama-sama sial karena tidak bertemu orang yang dituju, akhirnya kami berdua bekerjasama membuat skenario untuk meminta supplier itu segera pulang saat itu juga, dan ternyata berhasil.

QC Lapangan dimanapun dia bekerja pasti sudah pernah mengalami hal-hal yang tidak mengenakkan, salah satunya adalah bertengkar dengan perajin milik supplier tentang kriteria produk, tentang konstruksi, tentang MC tester, bahkan pernah juga sampai taruhan untuk mencari sebuah kebenaran.

Perusahaan apapun itu, pasti sudah akrab dengan deadline. Khusus untuk musim penghujan, apalagi hujan lebat, kata 'Deadline' untuk perusahaan ekspor furniture adalah kata yang sangat menakutkan, 'Deadline' adalah juga sebuah kata yang paling dibenci oleh QC Lapangan karena dia harus mengunjungi banyak supplier dalam waktu singkat, cek barang disana sampai dalam taraf 'aman dan bisa ditolerir' oleh QC Gudang. QC Lapangan ditekan oleh atasan untuk memasukkan banyak barang mentah tepat waktu, dengan kualitas terbaik. Namun di sisi lain, QC Gudang tidak mau memberikan toleransi sedikitpun tentang masalah kekeringan/MC. Padahal sekering apapun kayunya jika kena air hujan tetap saja berpengaruh terhadap MC, sikap QC Gudang yang semacam itu juga ikut memperlambat alur produksi dan juga memungkinkan seorang atasan untuk memarahi QC Lapangan atas kinerjanya yang dianggap lambat. Maaf para pembaca sekalian, saya sedikitpun tidak bermaksud mendiskreditkan orang atau profesi tertentu.....Tetapi seperti itulah kenyataan yang terjadi pada waktu itu.

Banyak orang beranggapan bahwa profesi Quality Controller atau QC adalah profesi yang masuk dalam kategori 'lahan basah' alias bisa dengan mudahnya memperoleh uang dengan memanfaatkan kekuasaannya dalam memasukkan barang mentah ke gudang.....TAPI apakah semua QC seperti itu? TIDAK.....TIDAK SEMUA QC BISA DIBELI, BUNG!!.....Na'udzubillaahi Min Dzalik, jangan sampai seperti itu. Namun demikian ternyata MASIH ADA sebagian besar supplier barang mentah yang memiliki anggapan seperti itu. Setiap ada QC yang disiplin dan ketat dalam menerapkan aturan selalu disangka 'butuh duit' dan 'bisa dibeli' atau 'dianggap modus'. Sebenarnya tidak boleh ada anggapan seperti itu, karena anggapan itu sangat menyakitkan dan 100% tidak benar. Sebagai mantan QC Lapangan, saya ikut  merasa sakit hati bila ada perajin mebel atau supplier yang berkata seperti itu. Saya pernah berkunjung ke seorang supplier di Klaten dengan tujuan cek barang mentah untuk persiapan stuffing/loading kontainer 3 hari lagi. Setelah mengunjungi beberapa supplier dan perajin di Klaten dalam cuaca panas dibawah terik matahari yang betul-betul menyengat, saya tengok kanan kiri tidak ada warung yang kosong, semuanya penuh dan saya malas antri. Sudahlah, berharap saja semoga nanti diberi segelas air putih di tempat Mister De, akhirnya saya sampai juga dirumah Mister De yang ternyata di lokasi itu sudah berjejer ratusan nightstand yang siap dicek.

Saya ingat betul kejadian itu, saya menyapa 'Selamat pagi pak, bagaimana kabarnya?' dengan menyapa seperti itu, saya sangat berharap dipersilahkan masuk untuk duduk sebentar sambil disuguhi segelas air putih dingin sekedar untuk mengobati kelelahan fisik saya yang seharian naik motor berpanas-panas, cek ratusan barang, dikejar anjing, dan sebagainya. Tetapi ternyata Mister De malah menjawab 'kabar baik mas, monggo, ini sekarang ada 200 nightstand sudah siap mas, silahkan segera dicek biar saya bisa cepat dapat uang'.....mendengar jawaban itu membuat saya naik darah, bagaimana saya tidak naik darah? Saya berpacu dengan waktu di jalan raya, kelelahan, kepanasan, kelaparan, dan haus yang tak tertahankan....malah tidak diberi kesempatan untuk duduk, tidak diberi segelas air putih, langsung disuruh kerja.....memangnya dia siapa? Ya sudah, sudah nanggung dan saya sudah terlanjur emosi, akhirnya 200 pcs nightstand itu saya corat-coret semua. Hanya ada 10 pcs yang sesuai kriteria saya, sedangkan yang 190 pcs saya tolak. Secara diam-diam Mister De mendekati saya sambil menyisipkan uang 100 ribuan ke saku kemeja saya, saya ambil dan saya kembalikan ke saku bajunya. Saya katakan padanya 'Niki duit nopo pak? saya lebih suka apa adanya, produk njenengan bagus ya saya terima, kalau jelek ya saya tolak, 10pcs saya terima dan 190 pcs saya tolak, paham nggih pak?' dan dia menundukkan kepala sambil menjawab 'nggih, paham' kemudian saya pun pamit untuk membeli es teh dan bablas pulang ke gudang.

Intimidasi yang dilakukan oleh supplier barang mentah terhadap tim Quality Control (QC) Lapangan merupakan isu serius dalam manajemen rantai pasokan. Hal ini menciptakan ketidakseimbangan kekuasaan yang dapat mengancam integritas pemeriksaan kualitas dan keberlanjutan bisnis. Pentingnya menjaga lingkungan kerja yang aman dan terbuka di seluruh rantai pasokan tidak dapat diabaikan, karena hal ini tidak hanya berdampak pada kualitas produk, tetapi juga dapat mengganggu hubungan bisnis yang sehat dan berkelanjutan. Perusahaan perlu mengambil tindakan tegas untuk memastikan bahwa QC Lapangan dapat menjalankan tugasnya dengan independen dan tanpa tekanan, sambil tetap mempromosikan etika bisnis yang tinggi di seluruh rantai pasokan.

Pertikaian antara tim Quality Control (QC) Lapangan dan tim QC Gudang adalah sebuah permasalahan yang sering kali muncul dalam dunia industri furniture. QC Lapangan bertugas melakukan pemeriksaan produk di lokasi supplier atau selama proses produksi, sementara QC Gudang fokus pada pemeriksaan ketika produk sudah berada di gudang persiapan sebelum dikirim ke tahap selanjutnya. Seringkali, ketegangan muncul karena perbedaan dalam penilaian kualitas, standar pemeriksaan, atau bahkan persoalan komunikasi antara kedua tim ini. Penting bagi perusahaan untuk mengelola pertikaian ini dengan bijak, dengan berfokus pada upaya untuk meningkatkan kolaborasi dan pemahaman bersama guna memastikan produk berkualitas tinggi dan divisi selanjutnya dapat memproses dengan cepat tanpa hambatan apapun. Dengan demikian, kerjasama yang harmonis antara QC Lapangan dan QC Gudang menjadi kunci kesuksesan dalam menjaga kontrol kualitas selama proses produksi.

Tindakan QC Lapangan yang pergi ke lokasi supplier barang mentah dengan menggunakan uang pribadi adalah sebuah contoh komitmen yang luar biasa terhadap kualitas dan kepercayaan dalam proses produksi, tetapi ini tidak dapat dibenarkan apapun alasannya. Semua tugas QC Lapangan di lokasi supplier barang mentah adalah tugas yang mempunyai kemungkinan resiko yang tidak terduga. Jadi, staf keuangan harus proaktif untuk memastikan siapa saja QC Lapangan yang hari ini akan cek barang ke lokasi supplier barang mentah. Dengan mengambil inisiatif ini, mereka menunjukkan keseriusan dalam memastikan QC Lapangan dapat bekerja dengan nyaman, sehingga tidak ada rasa khawatir tentang sesuatu hal yang akan terjadi di lapangan, misalnya ban bocor, pulsa habis, dan sebagainya. Dengan adanya rasa nyaman di pikiran QC Lapangan maka nantinya produk yang diterima dari supplier juga dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Tindakan ini juga mencerminkan komitmen yang mendalam untuk menjaga reputasi perusahaan dan kepercayaan Buyer. Itu adalah langkah positif dalam memastikan bahwa setiap tahap dalam dunia kerja diawasi dengan ketat untuk mencapai kenyamanan bersama yang pasti juga akan mempengaruhi kualitas kerja dan kinerja dari QC yang bersangkutan.

Situasi yang tidak ideal terjadi ketika kontainer-kontainer yang telah stand-by di gudang masih harus menunggu karena supplier belum siap untuk mengirim barang. Hal seperti ini terjadi biasanya pada saat perusahaan menerima order furniture custom dengan finishing natural, sehingga tidak perlu proses pewarnaan. Finishing produk natural biasanya menekankan kepada kualitas bahan baku kayu, kekuatan konstruksi, estetika, cara packing barang, dan keamanan tiap sudut dari benturan benda keras. Jika produk jenis ini sampai terlambat dan menyebabkan kontainer menunggu lama, maka kemungkinan besar QC Lapangan akan menjadi bulan-bulanan pemilik perusahaan dan semua staf di gudang. Apakah ini murni kesalahan QC Lapangan? Tidak, bung!....itu tergantung si pemberi ordernya, apakah diberi waktu panjang atau pendek, juga staf pembelian, juga bendaharanya......QC Lapangan hanya sebagai kambing hitamnya, karena bisa bertatap muka langsung dengan supplier, tidak seperti staf gudang. Kembali kepada soal keterlambatan supplier saat mengirim barang ke gudang, dikhawatirkan si pengemudi kontainer akan memacu kontainernya dengan serampangan karena mengejar waktu untuk mencegah ditutupnya pintu kapal. Keterlambatan ini dapat memiliki dampak negatif pada rantai pasokan dan pengelolaan stok, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi ketersediaan produk untuk Buyer. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dan pemasok untuk menjaga koordinasi yang baik dalam proses pengiriman agar dapat menghindari keterlambatan yang tidak diinginkan dan menjaga kelancaran operasi bisnis ini.

Dalam hal ini, QC Lapangan berperan penting dalam mengedukasi perajin dan supplier barang mentah agar proses produksi menjadi lebih efisien. Proses produksi yang efisien adalah salah satu kunci kesuksesan dalam industri manufaktur. Namun, terdapat tantangan ketika produk harus segera selesai, namun bahan mentah yang diterima dari pemasok masih memiliki kadar air di atas 35%. Pertanyaan yang muncul adalah apakah bahan dengan kadar air sebanyak itu dapat diproses dengan efektif? Jawabannya adalah tidak. Kadar air yang tinggi pada bahan mentah dapat mengakibatkan berbagai masalah seperti deformasi, kerusakan, atau bahkan cacat pada produk akhir. Oleh karena itu, pengendalian kualitas yang ketat dan persiapan bahan yang memadai dari pemasok sangat penting untuk memastikan bahwa produk-produk berkualitas tinggi dapat diproduksi dengan cepat dan efisien.

Perencanaan yang Matang: 

Rencanakan pemeriksaan dengan teliti sebelumnya. Pastikan Anda memiliki daftar item yang akan diperiksa, standar kualitas yang jelas, dan checklist pemeriksaan yang lengkap.

Kerjasama yang Kuat dengan Supplier: Bangun hubungan yang kuat dengan supplier Anda. Diskusikan harapan Anda terkait kualitas produk dan beri tahu mereka mengenai standar yang harus dipenuhi.

Pelatihan Tim QC: 

Pastikan tim QC Anda terlatih dengan baik dan memahami produk serta standar kualitas yang berlaku. Mereka harus mampu mengidentifikasi masalah dengan cepat dan akurat.

Penggunaan Teknologi:

Manfaatkan teknologi, seperti perangkat lunak manajemen QC atau alat pengukuran otomatis, untuk membantu dalam proses QC. Teknologi dapat membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Komunikasi yang Terbuka: 

Jalin komunikasi yang terbuka dengan supplier Anda. Jika ada masalah, segera berbicara dengan mereka untuk mencari solusi bersama.

Audit Rutin: Selain QC reguler, lakukan audit rutin terhadap supplier Anda. Ini akan membantu memantau kualitas produk secara berkelanjutan dan mencegah masalah di masa depan.

Dalam rangka untuk mengevaluasi secara singkat, Quality Control (QC) di lokasi pemasok merupakan tahap yang sangat penting dalam menjaga kualitas produk furnitur Anda. Dengan perencanaan yang cermat, komunikasi yang efektif, dan pemanfaatan teknologi yang tepat, Anda dapat mengatasi berbagai tantangan yang mungkin muncul dalam proses ini. Penting untuk diingat bahwa investasi dalam QC bukan hanya tentang mencegah biaya tambahan, tetapi juga tentang membangun dan menjaga reputasi yang kuat di pasar yang sangat kompetitif. Dengan demikian, QC di lokasi pemasok menjadi fondasi yang krusial dalam memastikan keberhasilan jangka panjang dalam industri furniture.